GDPR com marketing de e-mail: como as leis afetam suas estratégias

À medida que as atividades online evoluem, A importância da privacidade e da proteção de dados está se tornando cada vez mais evidente, juntamente com a obrigação de cumprir as leis de proteção e privacidade de dados em todos os campos, como GDPR com marketing de e-mail.

Atualmente, os dados são considerados um ativo econômico, por isso agregam valor e promovem a inovação, pois permitem que empresas e novos produtos sejam desenvolvidos.

Entretanto, O uso indiscriminado desses dados pode expor as pessoas a Abuso, riscos pessoais e econômicos. Por esse motivo, inúmeras leis de privacidade e proteção de dados foram estabelecidas em todo o mundo, buscando organizar a forma como esses dados são processados e garantir a transparência nas relações entre empresas e pessoas.

Data protection laws worldwide

Ao redor 71% dos países têm legislação sobre privacidade e proteção de dados, e outro 9% já estão progredindo a este respeito. 20% das nações não têm ou não relatam legislação a esse respeito (Untad, 2021).

Existem leis que variam em seus requisitos e rigor, abrangendo países ou blocos econômicos, como os Estados Unidos (CCPA, CPRA, VCDPA, CPA, UCPA), China (PIPL, DSL, CSL), Brasil (LGPD), a União Europeia (GDPR), Canadá (Pipeda), México (lfpdppp), Japão (appi), entre muitos outros.

Em geral, essas leis abrangem aspectos como coleta, armazenamento, uso e descarte de dados pessoais, bem como direitos para os titulares de dados e obrigações para controladores de dados e processadores.

Em outras palavras, embora existam diferenças entre elas, o foco está em garantir os direitos de privacidade dos indivíduos.

Neste artigo, falaremos sobre alguns aspectos-chave de GDPR com marketing de e-mail, mas não apenas. Também abordaremos alguns aspectos em que esse regulamento é semelhante a outros, como LGPD do Brasil e CCPA da Califórnia.

Se você deseja ter acesso às leis e regulamentos de privacidade e proteção de dados disponíveis em todos os países, recomendamos visitar o site da Conferência das Nações Unidas sobre Comércio e Desenvolvimento (UNCTAD) – Clique para visitar

GDPR com marketing de e-mail: Precauções de coleta de dados

Em primeiro lugar, vamos falar sobre o problema que preocupa todos os profissionais de marketing por e-mail: coletar dados de e-mail para construir listas de contatos.

Formulários de registro e páginas de destino: transparência e adaptações necessárias

Sua primeira tarefa como profissional de marketing é revisar todos os pontos de coleta de dados. Todos eles!

Se necessário, faça alterações no layout, reposicione os elementos e se livre de algumas práticas repreensíveis, como deixar as caixas de seleção pré-marcadas.

Entre , os pontos de coleta de dados mais comuns são páginas de destino, pop-ups, totens de registro em lojas físicas e até formulários de papel (Por favor, não use formulários de papel!).

Aproveitando este momento-chave para o seu marketing por e-mail, Certifique-se de que as informações do endereço de e-mail também sejam coletadas corretamente, ou seja, que apenas os e-mails válidos sejam coletados. Para fazer isso, use serviços de verificação por e-mail, como SafetyMails, que remove inválido, temporário e spamtraps e-mails, entre outros. Crie uma conta agora gratuitamente.

Esclareça as intenções de sua coleção no formulário e na página

No momento da coleta de dados, o usuário deve ser claramente informado sobre o objetivo da coleta de dados. Em outras palavras, eles devem saber o que você pretende fazer.

Obviamente, o visitante sabe que está “fornecendo” seus dados em troca de baixar um PDF com pesquisas de mercado ou acesso a um curso gratuito ou área de membros. Essa intenção é explícita desde o início, mas existem intenções implícitas – aquelas que, em princípio, são de interesse apenas para você, o profissional de marketing.

Então diga exatamente o que você vai fazer com os dados que você está solicitando. Em outras palavras, deixe de fora os textos genéricos “Manteremos você informado sobre o mercado” e prefira “Você receberá mensagens de marketing, ofertas e notícias de mercado”.

Deixe claro o que será feito com os dados coletados

Além disso, seja transparente sobre o processamento e o destino dos dados coletados, ou seja, se ele será compartilhado com um terceiro para processamento, onde será armazenado e para Qual será a finalidade usada (como o perfil). Ofereça hiperlinks com mais informações sobre sua privacidade Privacidade e Políticas de proteção de dados, bem como canais de contato para resolver consultas.

É proibido o uso de dados para outros fins que não sejam aqueles para os quais o consentimento foi obtido. Se necessário, solicite um novo consentimento explícito, tornando claras as novas intenções na autorização que deve ser obtida dos titulares dos dados.

Colete dados com base em consentimento inequívoco

Nunca, sob nenhuma circunstância, deixe os campos de permissão verificados anteriormente ao registrar uma nova conta. Isso vai diretamente contra todos os regulamentos.

A permissão para coletar dados deve ser livre e explícita, ou seja, deve ser inequívoca. Quando você sai de um campo pré-marcado, você está enganando o visitante e possivelmente obtendo sua permissão ilegalmente, além de contrariar as boas práticas e o respeito pelo consumidor.

1. Observe que a caixa de seleção Consentimento é Não verificado, conforme exigido pelas leis de privacidade e proteção de dados.

Salve a opção de consentimento

Organize-se com a equipe de IT e CRM para que o consentimento dado pelo visitante seja registrado e documentado de alguma forma, de acordo com os requisitos legais.

Uma maneira de fazer isso é registrando a data, hora e endereço IP usado.

Colete apenas dados absolutamente necessários

Colete apenas os dados necessários para realizar seu trabalho. Em outras palavras, se o número de telefone não for necessário para você cumprir os objetivos de marketing propostos para o titular dos dados, você não deverá obter esses dados. Acima de tudo, evite dados confidenciais (como religião, etnia, dados médicos, etc.), exceto nos casos em que seja realmente necessário.

O GDPR, em seu artigo 5, (1)(c), enfatiza a importância da minimização de dados, ou seja, deixa claro que a coleta de informações deve ser limitada ao necessário para a prestação do serviço. O LGPD também menciona isso no Artigo 6, III.

Referências para este tópico:

• GDPR: Artigos 5, 6, 7, 12 e 32.
• LGPD: Artigos 6, 7, 8, 9 e 46.
• CCPA: Seções 1798.100, 1798.110, 1798.120.

Precauções de armazenamento de dados

Se você acha que, ao revisar suas políticas de coleta de dados, você já está trazendo seu e-mail marketing à conformidade, você está enganado. Também precisamos falar sobre o armazenamento desses dados.

Você precisa Certifique-se de que os dados obtidos sejam mantidos em sigilo e que só é acessível por quem realmente precisa.

Se estamos falando de dados confidenciais, o nível de segurança e privacidade muda: é essencial que Informações sobre saúde, religião, política, dados sobre menores, entre outros dessa natureza, estão sujeitos a processos de proteção ainda mais rigorosos.

O armazenamento de dados, se feito por uma plataforma contratada, também deve estar em conformidade com as leis de privacidade e proteção de dados. Você leu os termos de uso e as políticas de privacidade e proteção de dados de seus fornecedores?

Use as práticas recomendadas para garantir a segurança dos dados

As leis exigem que as empresas implementem medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger dados pessoais contra:

1. Acesso não autorizado
2. Destruição
3. Perda
4. Alteração
5. Divulgação

Observe que o texto menciona não apenas medidas técnicas, nas quais podemos falar sobre processos e softwares complexos, estruturas de segurança e privacidade, em um texto infinito apenas sobre esse aspecto.

Também existem medidas organizacionais. Portanto, a filosofia de privacidade e proteção de dados precisa ser desenvolvida internamente. A política do Clean Desk (que exige que os funcionários mantenham suas áreas de trabalho livres de informações confidenciais ou confidenciais, garantindo a proteção de dados e a privacidade) é apenas uma delas. O desenvolvimento de equipes abrangentes de documentação e treinamento também faz parte das medidas organizacionais.

Portanto, mantenha contato direto e constante com a empresa Oficial de proteção de dados Para estar sempre alinhado com as melhores práticas e como tornar seus processos mais seguros e compatíveis com a lei.

Anonimização e pseudonimização de dados

A anonimização de dados é recomendada pela maioria das leis de proteção de dados. Portanto, não é diferente com GDPR com marketing de e-mail, ou seja, se os dados podem ser armazenados de forma que não possam mais ser vinculados a um indivíduo específico, tanto melhor.

A pseudonimização é uma prática alternativa ao anonimização. Aqui, os dados que permitiriam a identificação de um indivíduo são substituídos por um identificador artificial ou pseudônimo. Por exemplo, os bancos de dados de hospitais e outros serviços de saúde devem ser pseudônimos para proteger o máximo possível as informações do registro de saúde das pessoas, garantindo sua privacidade mesmo em caso de vazamento.

Por quanto tempo posso manter os dados? para sempre?

Não! O período de retenção de dados deve estar em conformidade com a lei ou estar claramente estabelecido nas políticas da empresa, levando sempre em consideração o princípio da transparência e retenção limitada.

Em outras palavras, As empresas só podem reter dados pessoais pelo tempo que for exigido pelas obrigações legais ou pelo tempo necessário para cumprir os propósitos para os quais os dados foram coletados. Fique sempre em contato e em sintonia com seu gerente de CRM.

Referências a este tópico para pesquisa:

• GDPR: Artigos 4, 5, 15, 16, 17, 24, 32, 33.
• LGPD: Artigos 12, 16, 18, 46 e 50.
• CCPA: Seções 1798.

GDPR com marketing de e-mail: tenha cuidado ao usar dados

Como vimos anteriormente, deve-se tomar cuidado ao coletar dados pessoais, Respeitando os desejos do titular dos dados (a pessoa), Coletando apenas os dados necessários Para fornecer o serviço, sendo transparente sobre o seu uso e assumindo o compromisso de Proteja esta informação (sob penalidades severas dos órgãos reguladores em caso de não conformidade).

Dando mais um passo em direção à transparência e respeito ao consumidor em relação aos dados e à conformidade com os regulamentos de proteção de dados e privacidade na área de marketing por e-mail, vamos falar sobre as preferências do titular dos dados.

Sempre respeite as preferências de comunicação pessoal do titular

Quando um visitante (o titular dos dados) dá permissão para coletar os dados, podemos dizer que estão fazendo isso por meio de uma troca: os dados de um PDF ou uma assinatura de um boletim informativo ou acesso a um período de avaliação em um sistema SaaS, etc.

No entanto, quando falamos de GDPR com marketing de e-mail (e também do LGPD e do CCPA), existem cláusulas que dizem que devemos Respeite as preferências de comunicação do titular dos dados. Em outras palavras, devemos permitir que eles, o usuário, definam suas próprias preferências. Isso parece muito justo.

Que tal um centro de preferências?

Para facilitar esse processo de tomada de decisão, as empresas criaram “centros de preferências”, onde o usuário pode “ligar ou desativar” suas preferências de comunicação em marketing por e-mail (e também SMS, notificações push, etc.), como as preferências de opt-in e opt-out de marketing E-mails.

Aqui está um exemplo interessante do site da Litmus, onde você pode escolher os tipos de comunicações que deseja receber ao se inscrever.

Outro exemplo mais completo pode ser visto no site da CNN:

1. Uma lista de todos os boletins informativos disponíveis é exibida na tela. Cada boletim informativo abrange uma seção diferente da CNN, com sua própria frequência de entrega, etc.
2. A parte inferior da tela mostra ao visitante quantos boletins informativos eles selecionaram no total.
3. Além do Aviso de Privacidade mostrando o propósito e o que será feito com os dados (incluindo que possam ser usados por afiliados), há um campo para o visitante inserir seu endereço de e-mail.
4. O botão para se inscrever nesses serviços selecionados.

Após esse registro inicial, o usuário pode alterar o número de boletins informativos, aumentando ou diminuindo-os como desejar.

Direito de cancelar e atualizar os dados

Ainda falando sobre as preferências dos titulares de dados, Não podemos deixar de mencionar a opção de cancelar a inscrição em todos os e-mails enviados, bem como o próprio centro de preferências.

Lembre-se de que a opção cancelar a inscrição é obrigatória nos e-mails. E uma cancelamento de inscrição é melhor que uma reclamação de spam !

Tenha cuidado com a segmentação de dados

Claro, você pode realizar segmentação de dados para suas campanhas. Na verdade, é uma das diretrizes mais fundamentais do marketing por e-mail, como você pode ver em nosso artigo que oferece um excelente roteiro estratégico para suas ações de marketing por e-mail.

No entanto, até mesmo a segmentação de dados agora é governada pelo GDPR no marketing por e-mail, bem como pelo LGPD.

Como isso é feito? Bem, nessas leis, há o que podemos chamar de “limitação de segmentação”. Em outras palavras, A segmentação e personalização das campanhas devem ser baseadas em dados minimamente necessários e, sobretudo, discriminação ou práticas invasivas são proibidas.

Claro, esse critério pode ser considerado subjetivo. Por exemplo, se for usado para segregar, pode ser considerado discriminatório. Mas se, por outro lado, é usado para proteger, é considerado legítimo.

Um exemplo: uma escola católica enviará uma mensagem religiosa para sua lista de contatos, composta pelos pais de seus alunos. Nesse caso, segmentar o grupo de contatos com base em sua religião declarada pode ser um uso legítimo de segmentação. No entanto, fazer uma excursão para os alunos, onde apenas os católicos terão desconto em detrimento de alunos de outras denominações religiosas, é um exemplo de segmentação ilegal, pois é discriminatória com base na religião. Esteja sempre em guarda.

Cuidado com a segmentação e as decisões automatizadas

Se os dados do cliente forem usados em processos de tomada de decisão automatizados (segmentação e Personalização de ofertas), os titulares devem ser informados sobre isso e ter a possibilidade de uma revisão manual. Sim, isso está previsto não apenas em GDPR com marketing de e-mail, mas em todas as atividades de dados.

Além do mais, Estas decisões não devem constituir qualquer tipo de discriminação ou impacto adverso sobre os titulares de dados.

GRPR e e-mail marketing: é possível compartilhar dados com terceiros?

O compartilhamento de dados pessoais é permitido por regulamentações como GDPR, LGPD e CCPA, por exemplo. Mas isso não significa que você pode fazê-lo livremente.

Pelo contrário, esse tipo de prática (compartilhamento de dados) está sujeita a regras estritas, especialmente dependendo da finalidade para a qual os dados estão sendo compartilhados. Essa prática precisa estar alinhada com a execução de um contrato. Em alguns casos, é possível usar a justificativa de interesse legítimo como base legal, mas isso requer uma avaliação cuidadosa junto com seu oficial de proteção de dados.

Quando falamos sobre GPDR e e-mail marketing (e até mesmo o LGPD e o CCPA), isso inclui regras para o compartilhamento entre empresas e também o compartilhamento internacional de dados.

Compartilhamento de dados no marketing por e-mail para fins de prestação de serviços

Se o compartilhamento de dados for necessário para a execução de um contrato de serviço, isso será fornecido e permitido pelas leis de proteção de dados. Por exemplo, estamos falando sobre a transferência de dados para fornecedores ou parceiros que auxiliam no fornecimento desse serviço, como quando um sistema usa um serviço de terceiros para upload de dados seguros.

Como estamos falando sobre GDPR com marketing de e-mail, aqui está outro exemplo: quando um visitante permite que você colete seus dados pessoais em um formulário, essas informações geralmente são armazenadas e processadas por um sistema que você contratou, como uma plataforma de e-mail marketing ou CRM, certo? Isso já é compartilhamento de dados!

No entanto, embora esse procedimento seja permitido, o titular dos dados deve estar ciente dele para cumprir o princípio da transparência e do consentimento.

Outro aspecto importante é que o parceiro com quem os dados são compartilhados também deve cumprir as leis de proteção de dados e se tornar responsável pela privacidade e proteção dos dados recebidos.

E, finalmente, esses parceiros só podem usar esses dados para o cumprimento do serviço solicitado e não podem usá-los para outros fins não autorizados.

Compartilhamento de dados para fins de marketing

É permitido compartilhar dados para fins de marketing, mas somente com o consentimento explícito do titular dos dados. Em outras palavras, você precisa certificar-se de ter dois consentimentos separados: um para sua coleta e processamento de dados pessoais e outro para qualquer compartilhamento com os parceiros.

Aqui, novamente, a transparência é importante: tente informar quais parceiros receberão esses dados compartilhados, a fim de obter um maior número de consentimentos.

Portanto, é muito importante deixar essa opção muito clara (o que chamamos de consentimento inequívoco) e também Forneça uma opção para revogar este consentimento, pois este também é um direito do titular dos dados sob a lei.

Opte por plataformas de marketing por e-mail (e acréscimos) compatíveis

Quando você contrata Plataformas de marketing por e-mail E quaisquer outras plataformas e serviços que possam ter acesso a dados pessoais, eles precisam cumprir as leis de privacidade e proteção de dados.

Juntamente com o oficial de dados pessoais de sua empresa, descubra a conformidade dessas empresas, seus termos de uso e políticas de privacidade e proteção de dados, quaisquer certificações e um inventário de provedores de serviços.

Nunca contrate serviços de natureza duvidosa que possam colaborar com vendas ilegais e vazamentos de dados.

Para saber mais sobre esse assunto, recomendamos:

• GDPR: Artigos 5, 6, 7, 9, 12, 20, 21, 22 e 28.
• LGPD: Artigos 6, 7, 8, 9, 11, 18 e 22.
• CCPA: Seções 1798.120, 1798.140(v), 1798.100, 1798.105 e 1798.145(a).

Direitos dos titulares de dados pessoais

Ao levar o GDPR em consideração para o marketing por e-mail ou qualquer outra lei de proteção de dados, como LGPD e CCPA (no qual esta postagem se baseia), lembre-se de que você está lidando com um ativo precioso: dados pessoais. A empresa agora está sujeita a uma série de obrigações legais. Isso inclui o cumprimento total dos direitos dos titulares de dados, ou seja, as pessoas que deram consentimento para que seus dados sejam usados.

Aqui estão alguns exemplos de Direitos dos titulares de dados sobre os quais você deve conhecer:

• Direito de acesso: Os titulares de dados têm o direito de solicitar a confirmação da existência de processamento de seus dados pessoais e de acessar esses dados, bem como de saber como e por que seus dados estão sendo processados.
• Direito à correção: Este é o direito das pessoas de solicitar a correção de dados pessoais incompletos, imprecisos ou desatualizados.
• Direito de ser esquecido: Os indivíduos podem solicitar o apagamento de seus dados pessoais coletados por uma empresa, sujeito a certas exceções, como o cumprimento das obrigações legais.
• Direito à portabilidade de dados: Os titulares de dados podem solicitar o recebimento de seus dados pessoais em um formato estruturado, comumente usado e legível automaticamente (e facilitado) e transferir esses dados para outro controlador sem obstáculos.
• Direito de opor-se a: Os titulares de dados podem se opor ao processamento de seus dados pessoais em determinadas situações.
• Direito à restrição de processamento: Os titulares de dados podem solicitar a restrição de processamento, com a anonimização, bloqueio ou exclusão de dados desnecessários, excessivos ou legalmente incompatíveis.
• Direito à informação: o direito de ser informado sobre a coleta, uso e processamento de dados pessoais, incluindo a finalidade do processamento e a base legal do processamento.
• Direito de não ser discriminado: As pessoas têm o direito de não serem discriminadas porque se recusam a fornecer seus dados pessoais (direito à privacidade), como pagar preços diferentes ou receber serviços inferiores.

Para saber mais sobre os direitos do detentor de dados pessoais, confira:

• GDPR: Artigos 12 a 23.
• LGPD: Artigos 17, 18, 20 e 21.
• CCPA: Seções 1798.100, 1798.105, 1798.110, 1798.120 e 1798.125.

Sobre aqueles que não seguem essas regras

Bem, até agora temos muitas informações, regras a serem seguidas, precauções a serem tomadas, mas uma pergunta que você pode estar se perguntando agora é: “Por que eu deveria Siga estas regras quando vejo inúmeros sites e serviços que não o fazem?”

Bem, ignorar os regulamentos de proteção de dados pode resultar em multas significativas. No GDPR, por exemplo, a multa pode chegar a 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios global da empresa, o que for maior. No Brasil, o LGPD prevê multas de até 2% do faturamento da empresa, limitadas a 50 milhões de reais.

Além disso, a empresa pode sofrer sérios danos à reputação. E a confiança é um dos ativos mais valiosos de uma empresa. Imagine o impacto negativo em uma marca de notícias de violações de dados. Isso pode levar à perda de clientes, ações judiciais e dificuldades para atrair novos clientes.

Com a implementação de rigorosos processos de conformidade com a segurança da informação e proteção de dados em negócios comerciais e legais para novos negócios entre empresas, não estar em conformidade pode significar simplesmente não ser aceito como fornecedor.

Conformidade, conscientização e treinamento

Se sua empresa não estiver em conformidade com as leis de proteção de dados, é hora de se mudar. Se estiver, mantenha contato direto com o Oficial de Proteção de Dados e estabeleça métodos totalmente compatíveis para o marketing por e-mail, desde a captura até o envio de campanhas, enriquecendo os dados e os resultados do monitoramento.

Aumente a conscientização e envolva a alta administração e a organização como um todo, para que eles adotem medidas de conformidade e conheçam as leis. Assim, com o conceito de “privacidade por design”, a privacidade será uma parte fundamental não apenas do marketing por e-mail, mas de todas as atividades da organização.

Para referência, este tópico foi baseado em:

• GDPR: art. 83(5)
• LGPD: art. 52

Conclusão

A demanda por privacidade e proteção de dados está crescendo globalmente, e O impacto desses regulamentos nas estratégias de marketing por e-mail está se tornando cada vez mais significativo.

Cumprindo esses regulamentos, como GDPR, LGPD e CCPA, não é apenas uma obrigação, mas uma oportunidade para as empresas fortalecerem a confiança de seus clientes e se tornarem mais atraentes para o mercado, com uma reputação sólida e confiável.

O sucesso no marketing de e-mail moderno depende da estrita conformidade com os regulamentos de proteção de dados e da capacidade de adaptar estratégias para respeitar e proteger os dados do consumidor. Faça isso e veja os benefícios que trará para o seu negócio.

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